AUDIT PENJUALAN

A.   PENGERTIAN AUDITING

Pengertian auditing adalah suatu pemeriksaan yang dilakukan secara kritis dan sistematis, oleh pihak yang independen, terhadap laporan keuangan yang telah disusun oleh pihak manajemen beserta catatan-catatan pembukuan dan bukti-bukti pendukungnya, dengan tujuan untuk dapat memberikan pedapat mengenai laporan kewajaran laporan keuangan tersebut menurut Sukrisno Agoes (1996:1).

B.   HAKEKAT SIKLUS PENJUALAN DAN PENERIMAAN KAS

Siklus penjualan dan penerimaan kas meliputi keputusan dan proses yang diperlukan untuk mengalihkan kepemilikan atas barang dan jasa yang telah tersedia untuk dijual kepada pelanggan. Siklus ini dimulai dengan permintaan oleh pelanggan dan berakhir dengan perubahan bahan atau jasa menjadi piutang usaha, dan akhirnya menjadi uang tunai.

Siklus ini meliputi beberapa golongan transaksi, akun dan fungsi-fungsi usaha, demikian pula sejumlah dokumen dan catatan ini.

Fungsi penagihan harus memastikan seluruh penerimaan kas telah diidentifikasi dengan pantas dan dengan segera disetor secara utuh ke bank. Banyak perusahaan menggunakan system lockbox, dimana pembayaran dari pelanggan dikirim langsung ke bank entitas.

Berikut ini merupakan Perkiraan atau akun-akun utama yang terdapat pada siklus penjualan dan penerimaan kas:

1.    Penjualan

2.    cadangan dan retur penjualan

3.    beban piutang tak tertagih

4.    potongan tunai yang diambil

5.    piutang dagang

6.    penyisihan piutang tak tertagih

7.    kas di bank (debit dari penerimaan kas)

C.  FUNGSI-FUNGSI USAHA DALAM SIKLUS DAN DOKUMEN DAN CATATAN TERKAIT

Pembahasan atas fungsi yang terdapat dalam organisasi klien atas siklus penjualan dan penerimaan kas adalah bermanfaat untuk memahami bagaimana pelaksanaan audit dalam siklus ini. Fungsi dalam siklus penjualan dan penerimaan kas berikut ini:

1.         PEMROSESAN ORDER PELANGGAN

Permintaan barang oleh pelanggan merupakan titik awal keseluruhan siklus.

a.  Order pelangggan (customer order) Adalah permintaan barang dagang oleh pelanggan. Permintaan mungkin diterima melalui telepon, surat, formulir isian yang dikirim ke pelangggan yang ada dan yang potensial, melalui wiraniaga, atau cara yang lain.

b.      Order penjualan (sales order) Adalah dokumen untuk mencatat transaksi, jumlah dan informasi terkait untuk barang dipesan oleh pelangggan.

2.      PERSETUJUAN PENJUALAN SECARA KREDIT (GRANTING CREDIT)

Sebelum barang dikirimkan, seseorang yang berwenang dalam perusahaan harus menyetujui penjualan secara kredit ke pelanggan atas penjualan kredit tersebut. Pada kebanyakan perusahaan, indikasi adanya persetujuan penjualan secara kredit atas permintaan penjualan adalah persetujuan untuk mengirim barang. Dan mengisi formulir persetujuan kredit, jika pelanggan membeli barang secara kredit dari klien untuk pertama kali, klien harus memiliki prosedur formal untuk menginvestigasi kelayakan kredit dari pelanggan. Hasil dari prosedur ini didokumentasikan dalam suatu jenis formulir persetujuan kredit.

3.      PENGIRIMAN BARANG

Fungsi kritis ini merupakan titik pertama dari siklus ini dimana terjadi penyerahan aktiva perusahaan. Dokumen pengiriman, biasanya salinan konosemen, diperlukan untuk ketetapan penagihan atas pengiriman ke pelanggan. Perusahaan yang menggunakan pencatatan persediaan perpetual juga dimuktahirkan catatannya berdasarkan informasi pengiriman tersebut.

Dokumen pengiriman (shipping document) Adalah dokumen yang dibuat untuk memulai pengiriman barang, yang menunjukkan deskripsi atas barang dagang, jumlah yang dikirim, dan data lain yang relevan. Dokumen ini biasanya juga merupakan konosemen atau surat jalan.

4.      PENAGIHAN KE PELANGGAN DAN PENCATATAN PENJUALAN

Penagihan ke pelanggan merupakan alat pemberitahuan ke pelanggan mengenai jumlah yang ditagih atas barang tersebut, dan penagihan ini harus dilaksanakan dengan benar dan tepat waktu. Pada kebanyakan sistem, penagihan ke pelangggan mencakup pembuatan faktur penjualan rangkap dan secara simultan memutakhirkan berkas transaksi penjualan dan, bersama-sama dengan penerimaan kas dan aneka kredit, memungkinkan penyiapan neraca saldo piutang usaha.

a.         Faktur penjualan (sales invoice) Adalah dokumen yang menunjukkan deskripsi dan kuantitas barang yang dijual, harga termasuk ongkos angkut, asuransi, syarat pembayaran, dan data lain yang relevan. Faktur penjualan merupakan cara untuk menunjukkan kepada pelanggan mengenai jumlah penjualan dan jatuh tempo pembayaran. Faktur asli dikirim ke pelanggan dan satu atau lebih salinan dipegang. Faktur penjualan khususnya merupakan sumber dokumen yang memadai pengakuan pendapatan.

b.         Jurnal penjualan (sales journal) Adalah jurnal untuk mencatat transaksi penjualan. Jurnal dihasilkan setiap waktu dari transaksi penjualan yang terdapat dalam berkas komputer. Rincian jurnal diposting ke berkas induk piutang usaha (account receivable master file) dan total jurnal diposting ke buku besar oleh pembantu.

c.         Laporan ikhtisar penjualan (summary sales report) Adalah dokumen yang dihasilkan komputer yang mengikhtisarkan penjualan untuk satu periode. Laporan ini secara khusus berisi informasi berdasarkan komponen kunci seperti wiraniaga, produk dan daerah penjualan.

d.        Berkas induk piutang usaha (account receivable master file) Adalah berkas untuk mencatat setiap penjualan, penerimaan kas, retur dan pengurangan harga penjualan untuk masing-masing pelanggan dan mengelola saldo akun pelanggan. Berkas induk mutakhirkan berdasarkan berkas transaksi penjualan, penjualan retur dan pengurangan harga dan penerimaan kas.

e.         Neraca saldo piutang usaha (account receivable trial balance) Adalah daftar jumlah terhutang oleh pelanggan pada waktu tertentu. Neraca saldo ini disiapkan langsung dari berkas induk piutang usaha.

f.          Laporan bulanan (monthly statment) Adalah dokumen yang dikirim kepada tiap pelanggan yang menunjukkan saldo awal piutang usaha, jumlah dan tanggal tiap penjualan, penerimaan pembayaran tunai, nota kredit yang diterbitkan dan saldo akhir.

5.      PEMROSESAN DAN PENCATATAN PENERIMAAN KAS

Dalam pemrosesan dan pencatatan  peneimaan kas, perhatian utama adalah kemungkinan dicuri. Pertimbangan paling utama dalam penanganan penerimaan kas adalah seluruh kas harus harus disetor ke bank dalam jumlah yang benar dengan tepat waktu dan dicatat diberkas transaksi penerimaan kas, yang digunakan untuk membuat jurnal penerimaan kas yang memutakhirkan berkas induk piutang usaha.

a.       Nota pembayaran (remittance advice) Adalah dokumen yang menyertai faktur penjualan yang dikirim ke pelanggan dan dikembalikan ke penjual dengan pembayaran tunai. Nota pembayaran digunakan untuk memungkinkan penyetoran kas dengan segera dan untuk memperbaiki pengendalian atas penyimpangan aktiva.

b.      Daftar penerimaan kas yang disiapkan sebelumnya (prelisting of cash receipt) Adalah daftar yang dibuat oleh orang yang independen pada saat kas diterima. Ini digunakan untuk memverikasi apakah kas yang diterima telah dicatat dan disetorkan dengan jumlah yang benar dan tepat waktu.

c.       Jurnal penerimaan kas (cash receipt journal) Adalah jurnal untuk mencatat penerimaan kas hasil dari pelanggan, penjualan tunai, dan penerimaan kas yang lain. Jurnal ini dapat dihasilkan dengan kapan saja berdasarkan transaksi penerimaan kas yang terdapat dalam berkas komputer.
                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                  

6.      PEMROSESAN DAN PENCATATAN RETUR DAN PENGURANGAN HARGA PENJUALAN

Nota kredit biasanya dibuat untuk pengembalian dan pengurangan harga dalam rangka pengendalian dan memudahkan pencatatan. Bagi perusahaan dengan transaksi retur dan potongan penjualan yang jumlahnya sedikit atau tidak material, auditor dapat memutuskan untuk hanya peroleh pemahaman bagaimana transaksi tersebut diproses dan tidak melakukan pengujian pengendalian. Prosedur analitis substantif dapat digunakan untuk memberikan bukti yang mencukupi atas kewajaran akun retur dan pengurangan harga penjualan.

a.       Nota kredit (credit memo) Adalah dokumen yang berisi pengurangan jumlah yang ditagih dari pelanggan karena adanya pengembalian barang atau pengurangan harga. Seringkali bentuknya sama dengan faktur penjualan, tetapi mengakibatkan pengurangan piutang usaha bukan penambahan.

b.      Jurnal retur dan pengurangan harga penjualan (sales return allowance journal) Adalah jurnal untuk mencatat retur dan pengurangan harga penjualan. Berfungsi sama seperti jurnal penjualan.

7.      PENGHAPUSAN PIUTANG TAK TERTAGIH

Dengan mengabaikan agresivitas bagian penjualan, adalah tidak bisa kalau pelanggan tidak membayar tagihannya. Kalau perusahaan berkesimpulan bahwa suatu jumlah akan tidak tertagih, jumlah tersebut harus dihapuskan. Akuntansi yang pantas mensyaratkan penyesuaian atas piutang tak tertagih ini.

Nota persetujuan penghapusan piutang (uncolleciible account authorization form) Adalah dokumen yang digunakan dalam perusahaan, yang menunjukkan kewenangan untuk menghapuskan piutang usaha menjadi tak tertagih.

8.      PENYISIHAN PIUTANG TAK TERTAGIH

Penyisihan piutang tak tertagih harus cukup untuk mencerminkan bagian dari penjualan periode sekarang yang diperkirakan tidak dapat ditagih dimasa depan. Pada kebanyakan perusahaan penyisihan menggambarkan nilai sisa, hasil dari penyisihan akhir periode oleh manajeman atas perhitungan piutang tak tertagih.

D.  TUJUAN AUDIT BERKAITAN DENGAN TRANSAKSI, PENGENDALIAN KUNCI, PENGUJIAN PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN SUBSTANTIVE ATAS TRANSAKSI UNTUK PENERIMAAN KAS 

Ikhtisar metodologi untuk penjualan adalah sebagai berikut:

1.        Pengendalian intern kunci

Pengendalain ini dirancang untuk memenuhi keenam tujuan audit berkait transaksi. Sumber pengendalian adalah pengendalian matrik risiko pengendalian.

2.        Pengujian atas pengendalian

Untuk setiap pengendalian intern, auditor merancang pengujian atas pengendalian untuk menguji efektifitasnya.

3.        Pengujian substantif atas transaksi

Tujuan dari pengujian ini adalah untuk menentukan apakah ada kesalahan moneter atau penyimpangan dalam transaksi penjualan.

Penentuan Resiko Bawaan

Penentuan atas kemungkinan pengaruh dari faktor-faktor resiko bawaan adalah salah satu masukan pada resiko salah saji material. Empat factor resiko bawaan yang dapat mempengaruhi proses pendapatan adalah sebagai berikut :

1.        Faktor-faktor yang terkait dengan industri

Faktor-faktor seperti profitabilitas dan kesalahan industri dan kesehatan industri dimana perusahaan beroperasi, tingkat kompentisi dalam industri, dan tingkat perubahan teknologi industri mempengaruhi potensi salah saji dalam laporan keuangan.faktor ini berpengaruh langsung pada penentuan auditor atas resiko bawaan untuk berbagai asersi seperti otorisasi dan akurasi.

2.        Kompleksitas dan perdebatan atas persoalan penagkuan pandapatan

Bagi kebanyakan entitas, pengakuan pendapatan bukan merupakan masalah besar karena pandapatan diakui pada saatproduk dikirimkan atau jasa diberikan. Akan tetapi, pada beberapa entitas pengakuan pengakuan pendapatan dapat mngakibatkan perhitungan yang kompleks.

3.        Kesulitan audit atas transaksi dan saldo akun

Penyisihan atas piutang tak tertagih dapat menjadi sulit umtuk diaudit karena subjektifitas dalam penetapaan nilainya. Oleh karena itu estimasi atas akun ini memengaruhi secara langsung penilaian piutang dalam laporan keuangan. Resiko bawaan atas salah saji material dalam mengestimasi penyisihan juga dipengaruhi berbagai factor seperti kompleksitas pelanggan dan keandalan data yang tersedia untuk menguji akun penyisihan.

4.        Salah saji terdeteksi dalam audit periode sebelumnya

Keberadaan salah saji dalam audit periode sebelumnya merupakan indicator yang baik bahwa akan terdapat salah saji dalam audit periode berjalan. Dengan kelanjutan perikatan, auditor memiliki hasil audit periode sebelumnya yang dapat membantu dan menentukan kemungkinan salah saji.

Langkah utama dalam menetapkan resiko pengendalian bagi proses pendapatan:

1.  Memahami dan mendokumentasikan proses pendapatan berdasarkan pendekatan ketergantungan

2.      Merencanakan dan melaksanakan pengujian pengendalian atas transaksi pendapatan

3.      Menetapkan dan mendokumentasikan resiko pengendalian atas proses pendapatan.

E.    AUDIT ATAS SIKLUS PENDAPATAN (PENJUALAN KREDIT)

Siklus pendapatan terdiri dari sistem penjualan kredit, sistem penjualan tunai, sistem retur penjualan, dan sistem penghapusan piutang. Berikut ini menguraikan secara rinci perancangan program audit untuk pengujian pengendalian atas berbagai sistem informasi akuntansi yang membentuk siklus pendapatan, yaitu sistem penjualan kredit, sistem penjualan tunai, sistem retur penjualan, sistem pencadangan kerugian piutang, dan sistem penghapusan piutang.

Perancangan program audit untuk pengujian pengendalian atas transaksi penjualan kredit dilaksanakan melalui lima tahap berikut ini:

1.      Pemahaman atas sistem informasi akuntansi untuk pelaksanaan transaksi penjualan kredit.

2.      Penentuan kemungkinan salah saji potensial dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi penjualan kredit.

3.      Penentuan aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk mendeteksi dan mencegah salah saji potensial dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi penjualan kredit.

4.      Penentuan prosedur audit untuk mendeteksi efektivitas aktivitas pengendalian.

5.      Penyusunan program audit untuk pengujian pengendalian atas transaksi penjualan kredit.

Pada tahap “pemahaman atas sistem informasi akuntansi untuk pelaksanaan transaksi,” untuk sistem informasi akuntansi penjualan kredit diuraikan, yaitu (1) fungsi terkait, (2) dokumen, (3) catatan akuntansi, (4) bagan alir sistem informasi akuntansi.

Hasil pelaksanaan program audit untuk pengujian pengendalian atas transaksi penjualan kredit didokumentasikan oleh auditor dalam kertas kerja sebagai bagian dari pelaksanaan standar pekerjaan lapangan kedua: “Pemahaman memadai atas pengendalian intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup pengujian yang akan dilakukan”.

F   AUDIT ATAS SIKLUS PENDAPATAN (PENJUALAN TUNAI)

Perancangan program audit untuk pengujian pengendalian atas transaksi penjualan tunai dilaksanakan melalui lima tahap berikut ini:

1.      Pemahaman atas sistem informasi akuntansi untuk pelaksanaan transaksi penjualan tunai.

2.      Penentuan kemungkinan salah saji potensial dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi penjualan tunai.

3.      Penentuan aktivitas pengendalian yang diperlukan untuk mendeteksi dan mencegah salah saji potensial dalam setiap tahap pelaksanaan transaksi penjualan tunai.

4.      Penentuan prosedur audit untuk mendeteksi efektivitas aktivitas pengendalian.

5.      Penyusunan program audit untuk pengujian pengendalian atas transaksi penjualan tunai.

Pada tahap “pemahaman atas sistem informasi akuntansi untuk pelaksanaan transaksi,” untuk sistem informasi akuntansi penjualan tunai diuraikan, yaitu (1) fungsi terkait, (2) dokumen, (3) catatan akuntansi, (4) bagan alir sistem informasi akuntansi.

Program audit untuk pengujian pengendalian atas transaksi penjualan tunai disusun berdasarkan sistem penjualan tunai .

Hasil pelaksanaan program audit untuk pengujian pengendalian atas transaksi penjualan tunai didokumentasikan oleh auditor dalam kertas kerja sebagai bagian dari pelaksanaan standar pekerjaan lapangan kedua: “Pemahaman memadai atas pengendalian intern harus diperoleh untuk merencanakan audit dan menentukan sifat, saat, dan lingkup pengujian yang akan dilakukan”.

C.     PROSEDUR PENGENDALIAN DAN PENGUJIAN PENGENDALIAN TRANSAKSI PENERIMAAN KAS

1.      Keterjadiaan Transaksi salah satu yang menjadi perhatian auditor pada saat mempertimbangkan asersi keterjadian adalah bahwa penerimaaan kas dicatat tetapi tidak disetorkan ke bank klien. Pemisahan tugas yang layak antara fungsi penerimaan kas dan fungsi piutang usaha adalah salah satu prosedur pengendalian yang dapatmencegah salah saji tersebut. Pengendalian kuat lain yang dapat mencegahsalh saji tersebut adalah system lockbox, dengan system ini penerimaan kas dari pelanggan dikirim secara langsung ke bank klie, sehingga mencegah pegawai perusahaan memiliki akses terhadap kas.

2.      Kelengkapan Transaksi Penerimaan Kas, salah saji utama yang berhubungan dengan asersi kelengkapan adalah kas atau dicuri atau hilang sebelum dicatat dalam pencatatan penerimaan kas. Pengendalian tambahan adalah rekonsiliasi dari penerimaan kas harian dengan jumlah yang dibukukan kea kun pelanggan pada buku besar pembantu piutang usaha.

3.      Otorisasi Diskon Tunai, Persyaratan perdagangan biasanya memasukkan potongan untuk pembayaran dalam suatu periode tertentu untuk membujuk pelanggan agar melakukan pembayaran tepat waktu.

4.      Akurasi Terhadap Kas , pengujiaan pengendaliannya termasuk memeriksa dan menguji berbagai rekonsiliasi yang terjadi sebagai bagian dari proses pendapat. Salah saji utama lainnya yang dapat terjadi untuk asersi akurasi adalah penerimaan kas dibukukan pada akun pelanggan atau akun buku besar yang salah.

5.      Pisah Batas Transaksi Penerimaan Kas, jika klien menggunakan system lockbox atau kas disetor secara harian ke bank klien, maka terdapat kemungkinan kecil bahwa kas dicatat pada periode yang salah.

6.      Klasifikasi Penerimaan Kas, perhatiaan auditor pada penerapan kode akun yang sesuai untuk setiap penerimaan kas individu terutama kas dari sumber yang tidak bias, seperti penjualan barang sisa, wesel tagih, dan pendapatan dari penjualan peralatan.